I - Principales règles 

Depuis 2006, seuls sont autorisés les stages faisant l’objet d’une convention tripartite entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement. La convention comporte des mentions obligatoires :

1° L'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d'enseignement ou par semestre d'enseignement, selon les cas ;

2° Le nom de l'enseignant référent de l'établissement d'enseignement et le nom du tuteur dans l'organisme d'accueil ;

3° Les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;

4° Les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir définies au 3° et validées par l'organisme d'accueil ;

5° Les dates du début et de la fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ainsi que la durée totale prévue, calculée selon les modalités prévues à l'article D. 124-6 ;

6° La durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou des jours fériés, en application de l'article L. 124-14 ;

7° Les conditions dans lesquelles l'enseignant référent de l'établissement d'enseignement et le tuteur dans l'organisme d'accueil assurent l'encadrement et le suivi du stagiaire ;

8° Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement, le cas échéant

9° Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail, conformément aux a, b et f du 2° de l'article L. 412-8 du code de la sécurité sociale ou aux 1° et 8° du II de l'article L. 751-1 du code rural et de la pêche maritime et au 1° de l'article L. 761-14 du même code ainsi que, le cas échéant, l'obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile ;

10° Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'établissement d'enseignement et des congés et autorisations d'absence mentionnés à l'article L. 124-13 ;

11° Les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;

12° Les modalités de validation du stage ou de la période de formation en milieu professionnel en cas d'interruption, conformément à l'article L. 124-15 ;

13° La liste des avantages offerts par l'organisme d'accueil au stagiaire, notamment l'accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant prévus à l'article L. 3262-1 du code du travail et la prise en charge des frais de transport prévue à l'article L. 3261-2 du même code, le cas échéant, ainsi que les activités sociales et culturelles mentionnées à l'article L. 2323-83 du code du travail ;

14° Les clauses du règlement intérieur de l'organisme d'accueil qui sont applicables au stagiaire, le cas échéant;

15° Les conditions de délivrance de l'attestation de stage prévue à l'article D. 124-9.

La convention de stage peut faire l'objet d'avenants, notamment en cas de report ou de suspension de la période de formation en milieu professionnel ou du stage.

En l’absence de convention ou si le stagiaire est considéré comme une ressource à part entière de l’entreprise, les sommes versées seront assujetties selon les règles de droit commun applicables aux salariés.

Aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié ou un agent en cas d’absence, de suspension du contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ou pour occuper un emploi saisonnier.

Le stage est une étape essentielle du parcours de formation de l’étudiant. Il permet de découvrir le monde professionnel, l’entreprise et un secteur d’activité. L’étudiant mettra ses connaissances en application et, en fonction de son niveau pourra réaliser une véritable mission qui lui permettra de développer des compétences, plus tard exploitables pour un premier emploi.

De plus, les stages en entreprise doivent faire partie d’un cursus pédagogique : c'est-à-dire qu’ils doivent être prévus dans les maquettes de diplômes, et faire l’objet d’une restitution et d’une évaluation par l’établissement de formation.

A l’université Jean Moulin Lyon 3, nous avons pris soin d’ajouter à l’ensemble de nos maquettes de diplômes la possibilité pour tous nos étudiants d’effectuer des stages non obligatoires, en vue de leur insertion professionnelle ou de leur réorientation, en dehors de leurs horaires de cours.

Durée et période de stage :

La durée de stage dans un même organisme d’accueil ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement, soit 924 heures, période initiale et éventuelles prolongations comprises, selon les règles de calcul suivantes :

-              7 heures (consécutives ou non) = 1 jour

-              22 jours (consécutifs ou non) = 1 mois

-              132 (jours consécutifs ou non) = 6 mois

La durée du stage et appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil.

La date de fin de stage ne peut être postérieure à la date de fin de l’année universitaire, soit le 31 octobre.

Les horaires de présence du stagiaire suivent les mêmes règles applicables aux salariés (durée maximale de présence quotidienne et hebdomadaire – présence de nuit – repos quotidien, hebdomadaires et jours fériés : ces 2 derniers éléments doivent cependant être précisés dans la convention). Une exception cependant : la présence des stagiaires le 1er mai n’est pas autorisée.

Gratification et avantages :

L’entreprise a l’obligation d’indemniser son stagiaire dès lors que le stage a une durée supérieure à 2 mois, soit à partir de 309 heures, consécutifs ou non. Cette gratification minimum s’élève à 15% du plafond horaire de la Sécurité Sociale. Le calcul du montant de la gratification de stage est bien lié au nombre d'HEURES de stage effectuées ;

- le montant forfaitaire minimal de la gratification correspond à 15 % du taux horaire de la Sécurité Sociale (soit à ce jour 4,05 € par heure à compter du 1er janvier 2023; ce montant peut être réévalué automatiquement puisqu’il est indexé sur le plafond horaire de la sécurité sociale modifié régulièrement par voie d’arrêté)

- dans la mesure où la gratification est due à l'heure, il est important de bien noter dans la convention de stage le nombre d'heures total compte tenu des horaires de l'organisme, des jours de présence etc...

- l'exonération des cotisations sociales est bien elle aussi liée au taux horaire, c'est-à-dire que le montant de 4,05 € par heure de stage est un seuil de franchise de cotisation.

Les contrôleurs de l'URSSAF seront invités à vérifier l'adéquation entre le nombre d'heures du stage indiqué dans la convention et la gratification versée pour déterminer si des cotisations sont dues ou non.

Cette gratification est donc calculée sur le temps de présence de l’étudiant. Elle ne s’apparente pas à un salaire et ne fait l’objet d’aucune cotisation sociale. A l’inverse, au-delà de ce montant, l’entreprise est redevable des cotisations, mais uniquement sur la partie de l’indemnité supérieure au seuil minimum. Les cotisations de sécurité sociale, la CSG, le CRDS, la CSA, la cotisation FNAL et le versement transport sont concernés, à l’exclusion des cotisations dues pour l’assurance chômage et les régimes de retraites complémentaires habituellement obligatoires.

En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, le montant dû est calculé au prorata de la durée de stage effectuée.

Le remboursement des frais engagés et les avantages accordés par l’entreprise pour effectuer le stage (tickets restaurants/ repas subventionnés/ carte de transport) sont octroyés en plus de cette gratification, sans qu’ils donnent lieu à versement de cotisation, sauf cas techniques (cf : https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/la-base-de-calcul/cas-particuliers--bases-forfaita/le-stagiaire-en-milieu-professio/le-recours-encadre-aux-stages.html )

Le stagiaire a accès aux activités socio-culturelles de l’entreprise et au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurants dans les mêmes conditions que les salariés.

Les congés, s’ils sont mentionnés dans la convention, sont comptés comme du temps de présence effectif, mais leur gratification n’est pas obligatoire.

Protection Sociale :

L’étudiant conserve sa couverture maladie étudiante. En revanche, il bénéficie, dès lors qu’il est bien sous convention de stage tripartite de la protection sociale, de la « couverture accidents du travail/maladie professionnelle » (article L.412-8 du code la Sécurité Sociale).

Si la gratification est inférieure ou égale au seuil de franchise de cotisation, la couverture accidents du travail/maladie professionnelle incombe à l’université (versement des cotisations par le rectorat).

L’entreprise a toutefois l’obligation de déclaration de l’accident du travail (article 441-2 du même code), et doit en adresser une copie à l’université. Si la gratification est supérieure au seuil précité, la charge incombe à l’entreprise.

Engagements réciproques :

L’étudiant s’engage à réaliser la mission confiée et à être disponible. Il est soumis au règlement intérieur de l’entreprise et a un devoir de confidentialité. Il n’a pas d’obligation de production.

L’entreprise doit fournir à l’étudiant tous les moyens pour remplir sa mission. Elle doit assurer au stagiaire la présence d’un responsable du stage, appelé tuteur en entreprise, chargé de le guider, de le conseiller et de l’accompagner.

L’université désigne un enseignant référent qui assure également un suivi de son étudiant tout au long du stage. Il peut être l’interlocuteur pour guider et conseiller les 2 autres parties.

Le stage fait donc l’objet d’un double encadrement : par un interlocuteur de l’université, et par un membre de l’entreprise. Chacun informe et s’informe du déroulement du stage.

En cas de recrutement de stagiaires différents successifs, un délai de carence égale au tiers de la durée de stage du premier stagiaire doit être observé avant de réembaucher un nouveau stagiaire.

L’entreprise doit tenir un registre des conventions de stages dont les modalités seront définies par décret ultérieur. Elle doit fournir une attestation de fin de stage à l’étudiant.

II – Différence stage et alternance

Le stage se distingue très nettement de l’alternance.

La formation en alternance est basée sur une succession de périodes d'acquisition de savoir-faire en entreprise et de périodes de formation théorique. Il existe deux types de formations en alternance : le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation, qui ont chacun leur public et leurs objectifs. Dans tous les cas, un contrat d'alternance est passé entre l'alternant et l'employeur.

Les contrats en alternance (apprentissage et professionnalisation) sont des contrats de travail sous la forme de contrat à durée déterminée particuliers. Il s’agit donc d’une embauche. Contrairement aux stages, les cotisations d’assurance chômage et de retraite complémentaire sont dues.

A la différence de l’alternance, un stage est un processus de formation : il permet de confronter cette dernière à la réalité du monde du travail. L’entreprise, l’étudiant et l’université s’engagent autour d’une mission précise. Le stage n’est pas une période de travail.

Pour l’entreprise, il permet d’obtenir un regard neuf et de maintenir un lien fort avec les organismes de formation. Le stage peut être un moyen de pré-embauche. Il facilite le passage du monde de l’enseignement supérieur à celui de l’entreprise.

III – Conséquences du stage sur l’embauche

 - sur la période d’essai : si une embauche intervient dans les 3 mois après le dernier jour de stage de fin d’études, la durée de stage est à déduire de la période d’essai dans la limite de la moitié de celle-ci. Si l’emploi correspond totalement aux activités confiées au stagiaire alors la durée de stage peut même être déduite intégralement de la période d’essai, sans limitation.

- sur le décompte de l’ancienneté : si l’entreprise embauche le stagiaire à l’issue d’une période de stage de plus de 2 mois, consécutifs ou non, alors la durée de stage est prise en compte dans le calcul de l’ancienneté.

- sur la prime à l’embauche : le décret n° 2009-692 du 15 juin 2009 a instauré une prime à l’embauche de stagiaire. Pour en bénéficier, l’entreprise doit adresser sa demande de prime à l’Agence de Service et de Paiement dans les 4 mois suivant la conclusion du contrat de travail. La prime est versée en 2 temps : à l’embauche, puis après avoir démontré que l’ancien stagiaire est toujours en contrat de travail avec l’entreprise après 6 mois d’embauche.

IV- Limitation de l’encadrement de stagiaires au sein de l’organisme d’accueil :

Les articles R.124-10 et R. 124-13 du code de l’éducation précisent :

- qu’une même personne d’un organisme d’accueil ne peut être désignée comme tuteur dans plus de 3 conventions de stage en simultané.

- que le nombre de stagiaires en simultané dans une structure ne peut excéder 15% de son effectif global, ou 3 stagiaires si cet effectif est inférieur à 20 personnes.

V – Crise COVID 19 :

Le stage en mode distanciel est actuellement privilégié. Dans ce cas, le domicile du stagiaire doit figurer à la rubrique « lieu de stage ». Il faut au préalable s’assurer que les conditions requises sont remplies : possibilité d’exécuter les missions de stage à distance, et que le stagiaire s’engage à respecter l’autorité de sa structure de stage. Le tuteur en entreprise doit par ailleurs s’engager à encadrer le stage de façon satisfaisante par tout moyen à sa disposition : mail, visio-conférence, etc.

Pour les stages en présentiel, en raison de la nature de l’activité de la structure et des missions de stage il est à rappeler que : le stagiaire et l’organisme d’accueil doivent se conformer aux prescriptions nationales et locales relatives à la crise sanitaire et au respect des règles de sécurité sanitaire. Ceci doit être respecté dès lors que le stage en présentiel a lieu dans les locaux de l’organisme ou tout autre lieu, sur ordre de mission dévolue au stagiaire autre que son domicile.

Le stagiaire et l’organisme d’accueil subordonnent expressément le commencement du stage au respect de ces prescriptions et règles de sécurité sanitaire. Ils s’engagent à l’interrompre ou à y mettre fin en cas de modification des prescriptions susmentionnées compromettant la poursuite du stage ou en cas de méconnaissance des règles de sécurité sanitaire émises par le ministère du travail.

Dans ce cas, chacune de ces 2 parties s’engagent à en informer l’université dans les plus brefs délais.

VI- Votre contact à l’université

Pour toute question relative à la réglementation liée aux stages, vous pouvez contacter

Gaëlle PELLISSIER, responsable du BAIP et référente stages pour l’université Lyon3.

Mail : gaelle.pellissier@univ-lyon3.fr

Tél : 04 78 78 78 30