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Informations signature électronique

Informations concernant la signature électronique des conventions de stage

Informations importantes à destination des étudiants :

Vous pouvez bénéficier de la procédure de signature électronique si et seulement si les conditions cumulatives suivantes sont bien toutes remplies. Vous devez vous assurer que :

- Pour ce procédé de signature vous bien l'accord de votre enseignant référent, de votre tuteur en entreprise et du représentant légal de votre structure de stage (ou son délégataire juridiquement compétent)

- L'ensemble des signataires acceptent de donner une adresse mail professionnelle dont ils sont les seuls destinataires et qui est associée à une seule personne. Ces adresses mails devront être renseignées dans les champs concernés.

- L'ensemble des parties acceptent le déroulement chronologique préalablement défini des signatures, à savoir :
L'étudiant signe en premier, le représentant légal  de l'organisme d'accueil ou son délégataire en second, le tuteur en entreprise en troisième, l'enseignant référent en quatrième et enfin le représentant légal de l'université.

Si une seule de ces conditions n'est pas remplie, il ne sera pas possible de finaliser votre demande de convention selon la prodécure de signatures électroniques. Vous devez donc le cas échéant cocher la procédure de signature manuscrite, sur papier et en 3 exemplaires papier minimum.

Pour information, si des avenants adossés à cette convention devaient être réalisés par le gestionnaire de votre convention, le même processus de signature que pour la convention serait automatiquement utilisé sur le(s) avenant(s).


- Un avenant signé électroniquement pour une convention signée électroniquement.

- Un avenant avec signature manuscrite pour une convention avec signature manuscrite.


Si vous vous êtes trompé, il faudra recommencer dans l'intégralité votre demande.

 

Pour information, lorsque la demande est signée électroniquement par tous les signataires, une version originale en pdf vous est transmise par mail ainsi qu’aux autres signataires. La signature numérique est un mécanisme permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur.

Les éléments de la signature font partie intégrante du PDF qui vous est transmis.

Visuellement, vous verrez sur le PDF l’information suivante : 

Ce pictogramme n’est pas la signature de la convention mais une représentation graphique de cette signature électronique. Celle-ci ne peut pas être modifié.

La véritable signature est un cachet technique apposé sur le document qui valide la signature électronique d’une personne.

En plus de ce pdf, un autre fichier pdf sera joint au mail. Celui-ci est la fiche de circulation qui atteste de la signature des personnes concernées.

Vous y retrouverez la validation des signatures des personnes concernées et un récapitulatif Prénom, NOM, Email des signataires suivants :

Etudiant, Représentant de l’organisme d’accueil, Tuteur de l’organisme d’accueil, Enseignant référent.

Le représentant de l’Université dispose d’une signature spécifique qui est présente elle aussi dans le PDF de la convention.

 

Exemple de la page de signature d'une convention

Exemple d'une fiche de circulation

Université de Lyon